Ton fichier « clients » : the place to be pour avoir toutes les informations importantes sur tes élèves !
De leur adresse mail à leur âge, en passant par les personnes à contacter en cas d’urgence ou les moyens de paiement.
➡ Un outil que tu vas créer sur-mesure et qui va t’emmener loin !
➡ Un outil qui va te permettre d’y voir clair dans ta structure.
➡ Un outil qui va te servir dans tes prévisions pour l’avenir.
➡ Un outil avec lequel tu vas faire des statistiques, des comptes-rendus…
Bref, l’outil qui, selon moi est indispensable pour être bien organisé !
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Tu as celui qu’il te faut ou tu cherches encore ?
1. C’est ici que ça se passe 👀
As-tu un fichier clients précis ? Tu utilises quoi pour centraliser les info qui concernent tes clients ?
Pour mon activité, j’ai choisi »Notion », je l’adore il rempli le taf, et même plus encore! Mais bon ça reste un tableau quoi! 😅
Parce qu’un un tableur suffira si tu ne veux pas dépenser dans un outil spécifique : l’éternel tableau Excel, un tableur sur Notion, un GoogleSheet…bref celui qu’il faut remplir à la main à chaque début de saison…
Après tu peux prendre un abonnement pour utiliser un outil adapté aux asso sportives, mais là aussi le travail administratif reste plus ou moins le même !
Mais alors à quoi ça sert d’avoir un tel fichier ?
T’as besoin de faire une relance pour un document d’inscription ? C’est par ici !
T’as besoin de faire un mailing et envoyer des invitations ? C’est encore par ici !
Pis t’as envie de faire des statistiques sur ton activité pour te développer ou faire remonter aux sponsors ? J’te laisse deviner où ça s’passe !!!
Bref, ton tableau, c’est the place to be pour avoir toutes les informations importantes sur tes élèves, de leur adresse mail à leur âge, en passant par les personnes à contacter en cas d’urgence ou leur moyen de paiement.
Un outil que tu vas créer sur-mesure et qui va t’emmener loin !
2. Les apparences sont trompeuses !
Beaucoup d’info à saisir, me diras-tu !? Du travail en plus que tu dois faire, alors qu’en même temps :
- tu dois accueillir tes nouveaux élèves, faire leur connaissance ;
- faire un effort à chaque cours pour te souvenir des particularités de chacun, des différents niveaux ;
- tu dois tisser un lien avec les nouveaux, ainsi qu’avec leurs parents ;
- tu veux garder une relation solide avec tes anciens élèves, ne pas les mettre de côté ;
- tu dois créer tes cours, les playlists d’échauffement, organiser le programme que tu vas leur enseigner ;
- il faut gérer tes réseaux sociaux, ta compta, suivre l’organisation de tes évènements, et j’en passe !
3. Et du coup on fait comment pour mettre à jour ce tableau ? 🤙
Et bien la voilà la question qu’il fallait poser avant ! 😆
Il faut faire un travail de recherche en amont, sur ce que tu vas demander (et ce que tu as le droit de demander car on ne peut pas garder n’importe quelle donnée) mais aussi, il faut faire un travail ré-gu-lier, et un travail de sensibilisation !
Régulier ➡ surtout quand il s’agit de saisir les informations une à une lors de la grosse période des inscriptions. Et si en plus tu n’es pas un as du clavier, ça risque d’être très très chiant, qu’on se le dise ! Alors autant t’y mettre dès que tu as les éléments en ta possession.
Sensibilisation ➡ en informant tes clients que tu as besoin de ces informations et qu’elles sont vitales pour toi (oui de cette manière ça peut marcher, sinon dis-leur juste que c’est important!). Faire en sorte qu’ils prennent les choses au sérieux pour en avoir le plus possible d’un coup et ne pas revenir dessus…et perdre encore plus de temps !
Tout ça va te permettre de leur envoyer de tes nouvelles avant la rentrée et de faire quelque chose d’assez personnalisé ! Tu peux ainsi leur rappeler que tu es impatient de les rencontrer au cours d’essai qu’ils ont choisi ! Ou tout simplement te créer des listes de diffusion qui te serviront toute l’année !
Mais tout va plus vite quand on a les bons outils et les bonnes méthodes !
J’ai ça dans ma mallette, un modèle simple à personnaliser en fonction des besoins de ton école !
Besoins de conseils sur le sujet ? Viens me faire signe ici !